Ewidencja przebiegu pojazdu dla potrzeb PIT

W wielu jednostkach, poza samochodami wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych, są również takie, które stanowią np. własność właściciela, a tym samym nie są środkiem trwałym firmy, czy też stanowią własność pracownika, który odbywa delegacje służbowe prywatnym autem. Jak w takim wypadku zaliczać koszty eksploatacji do kosztów podatkowych - w całości, czy w części? Jeżeli w części, to na jakiej podstawie?

Do tego służyć ma prowadzona w jednostce ewidencja przebiegu pojazdu, odrębna od tej, o której pisałam już w poście o wykupie samochodu z leasingu operacyjnego (dotyczyło to aut, które są w jednostce na podstawie umów różnego rodzaju, a które to samochody mogą być w całości wykorzystywane jedynie do celów prowadzonej działalności gospodarczej i wtedy konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, by móc w całości odliczyć podatek naliczony VAT - zachęcam do poczytania (link tutaj).

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt. 46 UPDOF nie uważa się za koszt uzyskania przychodu (cytując): "poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu".

Ewidencja przebiegu pojazdu zgodna z PIT

Zgodnie z art. 23 ust. 5 UPDOF osobą odpowiedzialną za prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest osobą użytkująca samochód osobowy. Taka ewidencja powinna być zatwierdzona przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Zgodnie z art. 23 ust. 5 wcześniej wspomnianej ustawy ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej: "nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane."

Jeżeli w jednostce zabraknie ewidencji przebiegu pojazdu, lub nie będzie prowadzona prawidłowo (czyli zabraknie któregoś z elementów, które stanowią minimum według ustawy) podatnik nie będzie miał prawa wpisać w koszty uzyskania przychodu kosztów związanych z jego użytkowaniem.