Inwentaryzacja - wiadomości ogólne

Inwentaryzacja - co należy inwentaryzować, liczyć, sprawdzać i kiedy? Czy jest obowiązek przeprowadzania inwentaryzacji każdego roku dla wszystkich składników majątku? Odpowiedzi znajdują się poniżej...

Jednostki zobligowane są do przeprowadzanie inwentaryzacji przepisami ustawy o rachunkowości

w rozdziale 3 - art. 26 i 27 tej ustawy.

 

Zacznijmy więc - co należy zinwentaryzować i w jaki sposób?

Na koniec każdego roku obrachunkowego jednostki zobowiązane są przeprowadzić inwentaryzację swoich (cytując art. 26 ustawy o rachunkowości):

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Jednostki inne niż te świadczące usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania, zobowiązane są również do przeprowadzania inwentaryzacji składników aktywów powierzonych jej celem sprzedaży, przechowywania, przetwarzania, używania - oraz do poinformowania jednostki powierzającej o wynikach spisu z natury.

Kiedy przeprowadzić inwentaryzację?

Ustawa wyróżnia kilka terminów inwentaryzacji. Podstawowym jest przeprowadzenie jej każdego roku (na zakończenie). Zgodnie z tym terminem inwentaryzację należy rozpocząć nie wcześniej niż 3 miesiące przed zakończeniem roku obrachunkowego, a zakończyć najpóźniej 15 dni po rozpoczęciu nowego roku. Jednakże od tego terminu są odstępstwa. Jeżeli jednostka posiada materiały, towary, półprodukty oraz produkcję gotową przechowywaną na strzeżonych składowiskach, oraz są one objęte ewidencją ilościowo-wartościową, to inwentaryzację tych składników należy przeprowadzić raz na 2 lata. Również środki trwałe (tzn. nieruchomości, inwestycji, oraz inne środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym, a także maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie) - można inwentaryzować rzadziej, tzn. raz na 4 lata (nie koniecznie na koniec roku, należy jedynie spełnić ten obowiązek w okresie 4-letnim).
Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności, lub dzień poprzedzający postawienie w stan likwidacji czy też ogłoszenia upadłości jednostki. Można jednak od takiej inwentaryzacji odstąpić, gdy jednostka nie zamyka ksiąg (zgodnie z art. 12 ust. 3 pkt. 3) - ogłasza upadłość z możliwością zawarcia układu. Również przy połączeniu lub podziale jednostek, jeżeli strony na drodze pisemnej umowy odstąpią od jej przeprowadzania - wyjątek ten nie dotyczy spółek kapitałowych. I ostatnią możliwością jest jeżeli jednostka zawiesza działalność, ale nie zamyka ksiąg (zgodnie z art. 12 ust. 3b - jednostka w ciągu roku nie dokonywała odpisów amortyzacyjnych i umorzeniowych, oraz nie nastąpiły żadne inne zdarzenia, które miały wpływ na sytuację majątkową jednostki).

Przeprowadzoną inwentaryzację należy odpowiednio udokumentować - tzn. na specjalnych arkuszach spisowych wręczanych członkom komisji spisowych, porównać z zapisami w księgach (ze stanem na dzień zamykania ksiąg tzn. stanem na dzień bilansowy) i rozliczyć ewentualne różnice, które zostały zidentyfikowane. Rozliczenie tych różnic powinno nastąpić w księgach roku, którego dotyczą.