Wigilia firmowa - ujęcie kosztów, opodatkowanie pracownika, reprezentacja

Organizacja wigilii firmowej jest coraz częstszym zjawiskiem w wielu jednostkach, jednakże zawsze rodzi pytania na gruncie podatkowym - mamy prawo zaliczyć do kosztów podatkowych, czy nie mamy, musimy opodatkować pracownika za uczestnictwo w takiej imprezie i czy wigilia dla kontrahentów, to też koszt, czy już nie koszt podatkowy?

Temat można podzielić na wiele obszarów, gdyż firma może zorganizować wigilię dla pracowników, dla pracowników z rodzinami, dla kontrahentów, a także może chcieć sfinansować ją ze środków własnych, lub środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Jak w każdej tej sytuacji traktuje się koszty? Zaczynamy!

 

Wigilia firmowa dla pracowników finansowana ze środków własnych jednostki

Pracodawca decydujący się na organizację wigilii firmowej dla pracowników powinien zwrócić uwagę na przepisy ustaw o podatku dochodowym, które mówią, że kosztem uzyskania przychodu są wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodu, lub zachowania, albo zabezpieczenia jego źródła. Sprawdzić należy również, czy dany wydatek nie znajduje się na liście kosztów bezwzględnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, które mimo spełnienia pierwszego warunku i tak kosztami podatkowymi nie są (art. 23 ust. 1 UPDOF i art. 16 ust. 1 UPDOP).
Wigilia firmowa może co do zasady stanowić koszt, ale intencją pracodawcy musi być integracyjny i motywacyjny charakter imprezy, który ma poprawić atmosferę współpracy oraz nadać jej kierunek. Spotkanie, które będzie polegało jedynie na konsumpcji nie będzie mogło zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Pracodawca powinien od samego początku dobrze je zaplanować, czyli wskazać charakter i cel spotkania, zrobić plan, na spotkaniu przedstawić np. wyniki firmy, wskazać cele na przyszłość, a z samego spotkania przygotować dokumentację jej przebiegu i zachować wszelkie materiały prezentacyjne w celach "dowodowych" przy ewentualnych rozmowach z urzędem skarbowym, w obronie tych kosztów. Tak udokumentowana impreza, jej charakter oraz zmotywowany i pozytywnie myślący zespół, który będzie generował większe przychody - ma prawo zostać ujęty w kosztach podatkowych.

Wigilia firmowa dla pracowników i ich rodzin finansowana ze środków własnych jednostki

Jeżeli na wigilię oprócz pracowników zostaną zaproszone również rodziny, to tracimy tutaj bezpośredni ich związek z osiąganiem przychodów. Poniesione koszty w części przypadającej na pracownika mogą stanowić koszty podatkowe (przy spełnieniu powyższych warunków), a w części przypadającej na rodziny już nie. Podział tych kosztów budzić może wątpliwości, jednakże można sporządzić listę gości i poprzez zastosowanie proporcji obliczyć koszty podatkowe i niepodatkowe. Właściwa dokumentacja celu spotkania oraz rozdzielnik kosztów na podstawie listy obecności powinien wystarczyć jako podstawa do ujęcia w kosztach podatkowych.

Wigilia firmowa dla pracowników finansowana ze środków ZFŚS

Co do zasady środki z ZFŚS powinny służyć pomocy socjalnej pracownikom, finansowaniu działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej. Wigilia nie nosi przesłanek żadnej ze wskazanych, chyba że pracodawca połączy ją z występami artystycznymi czy też zawodami sportowymi, albo zorganizują ją tylko dla wybranych pracowników, gdyż pomoc powinna być uzależniona od sytuacji materialnej pracownika. Z tego punktu widzenia patrząc pracodawca nie powinien finansować wigilii ze środków ZFŚS, chyba, że pracownicy o lepszej sytuacji materialnej dopłacą do uczestnictwa w wigilii, a pozostali dostaną dofinansowanie z ZFŚS - czyli wigilia będzie "płatna" - część pracowników zapłaci, a część dostanie dofinansowanie z ZFŚS. Czy to dobre rozwiązanie - każdy pracodawca sam decyduje.

Wigilia firmowa a podatek dochodowy pracownika

Pracownik co do zasady z tytułu uczestnictwa w wigilii uzyskał przychód podatkowy jako nieodpłatne świadczenie i powinien zapłacić od tego podatek dochodowy. Ustalenie wysokości tego przychodu może być trudne, ale wypracowana została metoda podziału kosztów wigilii na wszystkich uczestników (jeżeli uczestnikami byli również członkowie rodzin, koszt ich uczestnictwa należy doliczyć do wynagrodzenia pracownika). Organy podatkowej w tej materii nie prezentują spójnego stanowiska, jednakże bezpieczniejsze jest doliczenie i odprowadzenie podatku od pracownika.
Sfinansowanie imprezy ze środków ZFŚS w dochodzie pracownika może korzystać ze zwolnienia, jeżeli łączna kwota środków uzyskanych z ZFŚS w ciągu roku nie przekroczyła kwoty 380,00zł. Jeżeli taki próg przekroczyła, wszystko powyżej podlega opodatkowaniu PIT.


Dopisek 07.01.2015r.: Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dn. 08.07.2014r. sygn. akt. K 7/13. 

Opodatkowanie nieodpłatnych świadczeń przekazywanych pracownikom w ramach łączącego stosunku pracy jest zgodne z konstytucją (co podważał prezydent Konferencji Lewiatan). Jednakże żeby takie świadczenie podlegało pod podatek dochodowy płacony przez pracownika należy:

• wykazać, iż świadczenie to leży w interesie pracownika, a nie pracodawcy;
• stanowi realne przysporzenie majątkowe (korzyść uchwytną w majątku pracownika poprzez zwiększenie dochodu lub zmniejszenie kosztu).

TK wyjaśnił, że żeby można było coś uznać za nieodpłatne świadczenie musi:

• być dobrowolnie przyjęte przez pracownika;
• realnie zaoszczędzać koszty pracownikowi - czyli w związku z tym świadczeniem pracownik sam nie będzie musiał ponieść wydatku;
• być skierowane do konkretnego pracownika, a nie ogółu.

W uzasadnieniu ustnym wskazano, że realne korzyści przynosi np. dowóz do pracy, zakup abonamentów medycznych, polis ubezpieczeniowych, a imprezy integracyjne takiej korzyści pracownikowi nie przynoszą i leżą głównie w interesie pracodawcy - dlatego też nie stanowią podstawy do opodatkowania PIT.

Wigilia dla kontrahentów

Zorganizowanie wigilii dla kontrahentów wiąże się z pojęciem reprezentacji, a tym samym brakiem możliwości zaliczenia jej do kosztów podatkowych. Wydatki poniesione w takim wypadku na usługi gastronomiczne, zakup żywności czy też alkoholu noszą znamiona reprezentacji, a nie spotkania biznesowego, mają raczej podtrzymywać pozytywny wizerunek, utrwalać relację z klientami, a nie być ściśle związane z tematami biznesowymi rozwoju współpracy. Spotkanie takie musiałoby być spotkaniem biznesowym, czy to w siedzibie jednostki, czy też poza nią, służyć przedstawieniu np. nowego produktu, nowych ścieżek współpracy, itp.,  a tylko przy okazji zostałyby złożone kontrahentowi życzenia świąteczne. W związku z trudnym charakterem kwalifikacji kosztu w tym wypadku - przedsiębiorca musi poważnie rozważyć poniesione wydatki i ich ujęcie w kosztach, gdyż bez odpowiedniej dokumentacji, wskazania charakteru spotkania - mogą one w prosty sposób zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.

Wigilia a odliczenie VAT

W interpretacji indywidualnej z dn. 01.02.2013r. Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr ITPP1/443-1351/12/DM) uznał, że podatnik ma prawo odliczyć podatek VAT z faktur za organizację imprez integracyjnych (zarówno tych, na które kupowane są towary i usługi w celu organizacji imprezy, jak i za organizację imprezy kompleksowej) w zakresie w jakim towary i usługi wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych.


Ze względu na wątpliwości jakie budzi odpowiednia kwalifikacja czy to kosztu u pracodawcy, czy też przychodu u pracownika, zachęcam do powoływania się na konkretne interpretacje, lub wyroki. Jeżeli spotkań integracyjnych o podobnym charakterze do wigilii czy też szkoleń dla pracowników jest dużo w firmie - może warto wystąpić o indywidualną interpretację dla samego siebie, by mieć pewność, ze dana kwalifikacja nie zostanie podważona w przypadku kontroli. Jeżeli ujmiemy jakiś koszt, czy nie opodatkujemy przychodu w odpowiedni sposób - a urząd skarbowy to podważy - to czeka nas postępowanie w celu udowodnienia, kto ma rację, bo niestety urzędy skarbowe prezentują różne linie w tych samych sprawach, które nie zostały jednoznacznie ustalone.