poniedziałek, 5 stycznia 2015

Telefon służbowy - wykorzystywany również do celów prywatnych

W większości firm pracownicy posiadają telefony komórkowe do kontaktowania się z klientami, dostawcami, czy też do wewnętrznych kontaktów w firmie. Co jeżeli ten telefon jest wykorzystywany przez tych pracowników również w celach prywatnych? Czy należy pracownika obciążyć za korzystanie? Jak rozwiązać sprawę zgodnie z regułami księgowymi i podatkowymi?

Pracownik otrzymujący od pracodawcy telefon podpisuje umowę, w której zobowiązuje się do korzystania z niego jedynie w celach służbowych. Tak podpisana umowa oraz korzystanie przez pracowników z telefonów w ustalonych granicach (zgodnych z zasadami i polityką firmy) powoduje, że nie powstaje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy (można skorzystać z indywidualnej interpretacji w tym temacie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK). Firma w polityce swojej ustala, że pokrywa abonament za telefon oraz wydatki związane z rozmowami w określonym limicie. Jeżeli pracownik przekroczy ten limit, winien wykazać, że związane jest to wyłącznie z rozmowami służbowymi i w takim wypadku nie zrodzi to konsekwencji w żadnym z podatków, a gdy część z rozmów zaspokaja prywatne potrzeby pracownika, pracodawca może go obciążyć kosztami, lub uznać to za nieodpłatne świadczenie względem pracownika - jakie to ma konsekwencje?

Refaktura kosztów rozmów prywatnych z telefonu służbowego pracownika


Pracownik może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów rozmów. Firma może to udokumentować w dwojaki sposób, a mianowicie: wystawić fakturę VAT na każdego z pracowników, lub sporządzić listę wszystkich pracowników, którzy zobowiązani są do pokrycia kosztów ze wskazaniem wartości i naliczeniem podatku VAT. 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami:
  • o podatku PIT i CIT - tylko wykazanie związku między poniesionymi kosztami a osiągniętymi przychodami daje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu danego zdarzenia, dlatego też refaktura kosztów połączeń prywatnych pozwoli wpisać je w koszty uzyskania przychodu, a przychód z tego tytułu wykazać do opodatkowania (w sumie na transakcji osiągamy 0,00 - jednakże brak refaktury spowodowałby powstanie kosztów niestanowiących dla potrzeb podatku dochodowego);
  • o VAT - art. 8 ust. 1 - rozliczenie przez pracodawcę rozmów telefonicznych stanowi świadczenie usług, a tym samym podlega pod opodatkowanie VAT na zasadach ogólnych;
  • o VAT - art. 106b ust. 3 pkt. 1 - firma nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nawet wtedy, gdy ta osoba takiej faktury zażąda. Dlatego też łatwiejszym i szybszym sposobem jest sporządzenie listy osób i wykazanie w niej łącznego obciążenia. 

 

 Brak refakturowania kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych na pracownika


Jak wykazałam powyżej, jeżeli koszty nie są refakturowane na pracownika, firma nie ma prawa ujęcia ich jako koszty uzyskania przychodu. Wykazywane są wówczas jako koszty niestanowiące i nie zmniejszają podstawy do opodatkowania ze względu na brak powiązania z osiąganymi przychodami.
U pracodawcy nie stanowią one kosztu podatkowego, ale u pracownika z tego tytułu powstanie przychód podatkowy (zgodnie z art. 12 ust. 1, art. 11 ust.1 UPDOF).
Cytuję:
"Art. 11. 1. Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20 ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Art. 12. 1. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych."
Zgodnie z powyższym od wielkości otrzymanego świadczenia (ustalonego na podstawie billingu) należy pobrać podatnikowi podatek dochodowy z tyt. nieodpłatnego świadczenia. Można skorzystać z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK.


Księgowanie kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych


Księgowanie kosztów rozmów telefonicznych według wzorcowego planu kont odbywa się poprzez konto 402 - usługi obce. Jednakże w momencie, gdy są tam również rozmowy prywatne, należy ich koszt wyłączyć  z tego księgowania i ująć na koncie 761 - Pozostałe koszty operacyjne (pośrednio związane z działalnością gospodarczą). Jeżeli zostanie wystawiona refaktura kosztów - ujęcie jej powinno nastąpić na koncie 760 - Pozostałe przychody operacyjne, jeżeli nie należy pamiętać o wyłączeniu tego kosztu przy kalkulowaniu podatku dochodowego.
Ujęcie rozrachunku uzależnione będzie od tego, czy następuje potrącenie z wynagrodzenia (230 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami), czy jako normalny rozrachunek, który pracownik sam ureguluje (234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami) - pamiętać należy oczywiście o podatku VAT.


Refaktura kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych


Refakturowanie polega na:
  • zastosowaniu tej samej kwoty, bez dodawania marży - ta sama cena zakupu;
  • zastosowanie tej samej stawki podatku co widnieje na fakturze pierwotnej.

PODSUMOWANIE:
  • pracodawca za rozmowy prywatne może obciążyć pracownika - wówczas koszty rozmów prywatnych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż firma osiąga również przychód z tego tytułu; księgowania odbywają się na kontach pozostałych kosztów/przychodów operacyjnych, gdyż dotyczą działalności pozostałej jednostki; firma zobowiązana jest do naliczenia i odprowadzenia do urzędu skarbowego podatku VAT; nie ma obowiązku wystawania faktury VAT, może zaliczyć w koszty na podstawie wewnętrznego dokumentu księgowego, gdzie wskaże wielkość kwoty netto (kosztu) oraz podatek VAT (który wykaże w deklaracji);
  • pracodawca za rozmowy prywatne może nie obciążać pracownika - wówczas pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie, od którego pracodawca zobowiązany jest pobrać podatek dochodowy na gruncie ustawy o PIT; wielkość przychodu ze stosunku pracy z tego tytułu ustalana jest na podstawie billingu.

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz