W większości firm pracownicy posiadają telefony komórkowe do kontaktowania się z klientami, dostawcami, czy też do wewnętrznych kontaktów w firmie. Co jeżeli ten telefon jest wykorzystywany przez tych pracowników również w celach prywatnych? Czy należy pracownika obciążyć za korzystanie? Jak rozwiązać sprawę zgodnie z regułami księgowymi i podatkowymi?
Pracownik otrzymujący od pracodawcy telefon podpisuje umowę, w której zobowiązuje się do korzystania z niego jedynie w celach służbowych. Tak podpisana umowa oraz korzystanie przez pracowników z telefonów w ustalonych granicach (zgodnych z zasadami i polityką firmy) powoduje, że nie powstaje po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy (można skorzystać z indywidualnej interpretacji w tym temacie Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 20 lipca 2011 r. sygn. IPPB2/415-448/11-2/MK). Firma w polityce swojej ustala, że pokrywa abonament za telefon oraz wydatki związane z rozmowami w określonym limicie. Jeżeli pracownik przekroczy ten limit, winien wykazać, że związane jest to wyłącznie z rozmowami służbowymi i w takim wypadku nie zrodzi to konsekwencji w żadnym z podatków, a gdy część z rozmów zaspokaja prywatne potrzeby pracownika, pracodawca może go obciążyć kosztami, lub uznać to za nieodpłatne świadczenie względem pracownika - jakie to ma konsekwencje?
Refaktura kosztów rozmów prywatnych z telefonu służbowego pracownika
Pracownik może zostać zobowiązany do pokrycia kosztów rozmów. Firma może to udokumentować w dwojaki sposób, a mianowicie: wystawić fakturę VAT na każdego z pracowników, lub sporządzić listę wszystkich pracowników, którzy zobowiązani są do pokrycia kosztów ze wskazaniem wartości i naliczeniem podatku VAT.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami:
- o podatku PIT i CIT - tylko wykazanie związku między poniesionymi kosztami a osiągniętymi przychodami daje prawo zaliczenia w koszty uzyskania przychodu danego zdarzenia, dlatego też refaktura kosztów połączeń prywatnych pozwoli wpisać je w koszty uzyskania przychodu, a przychód z tego tytułu wykazać do opodatkowania (w sumie na transakcji osiągamy 0,00 - jednakże brak refaktury spowodowałby powstanie kosztów niestanowiących dla potrzeb podatku dochodowego);
- o VAT - art. 8 ust. 1 - rozliczenie przez pracodawcę rozmów telefonicznych stanowi świadczenie usług, a tym samym podlega pod opodatkowanie VAT na zasadach ogólnych;
- o VAT - art. 106b ust. 3 pkt. 1 - firma nie ma obowiązku wystawiania faktury VAT dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nawet wtedy, gdy ta osoba takiej faktury zażąda. Dlatego też łatwiejszym i szybszym sposobem jest sporządzenie listy osób i wykazanie w niej łącznego obciążenia.
Brak refakturowania kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych na pracownika
Jak wykazałam powyżej, jeżeli koszty nie są refakturowane na pracownika, firma nie ma prawa ujęcia ich jako koszty uzyskania przychodu. Wykazywane są wówczas jako koszty niestanowiące i nie zmniejszają podstawy do opodatkowania ze względu na brak powiązania z osiąganymi przychodami.
U pracodawcy nie stanowią one kosztu podatkowego, ale u pracownika z tego tytułu powstanie przychód podatkowy (zgodnie z art. 12 ust. 1, art. 11 ust.1 UPDOF).
Cytuję:
"Art. 11. 1. Przychodami, z zastrzeżeniem
art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw
wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 20
ust. 3 i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika
w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość
otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
Art. 12. 1. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy,
pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego
rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze
bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i
świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za
godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za
niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich
wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne
ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych
świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych."
Zgodnie z powyższym od wielkości otrzymanego świadczenia (ustalonego na podstawie billingu) należy pobrać podatnikowi podatek dochodowy z tyt. nieodpłatnego świadczenia. Można skorzystać z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 17 lipca 2013 r., sygn. IBPBII/1/415-455/13/MK.
Księgowanie kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych
Księgowanie kosztów rozmów telefonicznych według wzorcowego planu kont odbywa się poprzez konto 402 - usługi obce. Jednakże w momencie, gdy są tam również rozmowy prywatne, należy ich koszt wyłączyć z tego księgowania i ująć na koncie 761 - Pozostałe koszty operacyjne (pośrednio związane z działalnością gospodarczą). Jeżeli zostanie wystawiona refaktura kosztów - ujęcie jej powinno nastąpić na koncie 760 - Pozostałe przychody operacyjne, jeżeli nie należy pamiętać o wyłączeniu tego kosztu przy kalkulowaniu podatku dochodowego.
Ujęcie rozrachunku uzależnione będzie od tego, czy następuje potrącenie z wynagrodzenia (230 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami), czy jako normalny rozrachunek, który pracownik sam ureguluje (234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami) - pamiętać należy oczywiście o podatku VAT.
Refaktura kosztów rozmów prywatnych z telefonów służbowych
Refakturowanie polega na:
- zastosowaniu tej samej kwoty, bez dodawania marży - ta sama cena zakupu;
- zastosowanie tej samej stawki podatku co widnieje na fakturze pierwotnej.
PODSUMOWANIE:
- pracodawca za rozmowy prywatne może obciążyć pracownika - wówczas koszty rozmów prywatnych stanowią koszty uzyskania przychodów, gdyż firma osiąga również przychód z tego tytułu; księgowania odbywają się na kontach pozostałych kosztów/przychodów operacyjnych, gdyż dotyczą działalności pozostałej jednostki; firma zobowiązana jest do naliczenia i odprowadzenia do urzędu skarbowego podatku VAT; nie ma obowiązku wystawania faktury VAT, może zaliczyć w koszty na podstawie wewnętrznego dokumentu księgowego, gdzie wskaże wielkość kwoty netto (kosztu) oraz podatek VAT (który wykaże w deklaracji);
- pracodawca za rozmowy prywatne może nie obciążać pracownika - wówczas pracownik otrzymuje nieodpłatne świadczenie, od którego pracodawca zobowiązany jest pobrać podatek dochodowy na gruncie ustawy o PIT; wielkość przychodu ze stosunku pracy z tego tytułu ustalana jest na podstawie billingu.
Ten komentarz został usunięty przez autora.
OdpowiedzUsuńZ tego co się orientuję to można używać telefonu służbowego do celów prywatnych lecz są pewne obostrzenia. Takie kwestie w mojej firmie załatwia księgowa, a ja skupiam się przede wszystkim na prawidłowym wystawianiu faktur. Następnie zgłaszam się do https://nfg.pl/ i wtedy mam możliwość otrzymania zapłaty za moje faktury praktycznie od ręki.
OdpowiedzUsuń