wtorek, 23 grudnia 2014

Zdarzenia gospodarcze na przełomie roku

Zamykając księgi na koniec roku podatkowego należy pamiętać o zasadach kwalifikacji poszczególnych zdarzeń - nie wszystkie faktury otrzymane w całości dotyczyć będą bieżącego roku, nie wszystkie też zdarzenia znajdą pokrycie w wystawionych fakturach w danym roku. Jak kwalifikować takie zdarzenia i jak ujmować je w księgach? W którym roku podatkowym?
Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki w art. 12 ust. 2 zamykanie ksiąg rachunkowych na dzień kończący rok podatkowy, nie później jednak niż w ciągu 3 miesięcy od zaistnienia tego zdarzenia, czyli jeżeli jednostka zamyka księgi na dzień 31.12 danego roku, to najpóźniej do końca marca musi nastąpić fizyczne zamknięcie ksiąg. Jednakże jest to zamknięcie "wstępne", gdyż jak dalej mówi art. 12 ust. 4 ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg jednostki, która kontynuuje swoją działalność musi nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. 

A na czym polega zamknięcie ksiąg? Jak stanowi art. 12 ust. 5 polega ono na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w prowadzonych księgach rachunkowych.

Co powinno zostać ujęte w księgach rachunkowych danego roku podatkowego?


W księgach danego roku obrachunkowego powinny zostać ujęte dowody księgowe potwierdzające wszelkie zdarzenia gospodarcze i wykonane operacje gospodarcze, które dotyczą danego roku. Podstawą jest kompletność ujęcia danych. Jednostki przygotowujące sprawozdanie finansowe powinny kierować się wszystkimi zasadami rachunkowości, a przede wszystkim zasadą memoriału, jak i współmierności przychodów i kosztów. 
W księgach jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i obciążające je koszty dotyczące danego roku bez względu na termin płatności. A w celu zapewnienia współmierności w aktywach i pasywach zaliczone powinny zostać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres koszty, które nie zostały jeszcze poniesione. Spowoduje to powstanie czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych oraz rezerw.

Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów zaliczane są do aktywów i są to opłacone lub stanowiące zobowiązanie wydatki, które dotyczą przyszłych okresów, jak np. opłacona z góry prenumerata czasopisma, ubezpieczenie wykupione na rok z góry czy też utrzymanie systemu księgowego.

Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów zaliczane są do pasywów i stanowią koszt danego, lub poprzedniego okresu, natomiast wydatek poniesiony zostanie w okresie późniejszym np. nagrody jubileuszowe.

Rezerwy tworzone są na znane jednostce ryzyko, grożące straty czy też skutki innych zdarzeń, np. rezerwa restrukturyzacyjna, rezerwa z tytułu odroczonego podatku dochodowego (i powiązane z nią aktywa  z tytułu odroczonego podatku dochodowego).

W związku z faktem zamykaniem ksiąg w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, jednostka może otrzymywać dokumenty dotyczące poprzedniego roku ze względu chociażby na fakt, iż termin na wystawienie faktury obecnie wynosi - do 15 dnia następnego miesiąca. 

Zdarzeniami, które najczęściej budzą wątpliwości na przełomie roku są:
  • faktury wystawione po nowym roku, a dokumentujące zdarzenia (zakupy materiałów, towarów czy usług) roku poprzedniego;
  • naliczone, ale nie zapłacone odsetki bankowe (które pobrane zostaną w kolejnym roku podatkowym);
  • wynagrodzenia za ostatni miesiąc roku wraz ze składkami ZUS wypłacone na początku roku kolejnego - ujęcie uzależnione od tego, kiedy wynagrodzenie zostało postawione do dyspozycji pracownika i kiedy zostały zapłacone składki ZUS - tylko odpowiedni termin uregulowania tych zobowiązań pozwala na ujęcie ich w zamykanym roku podatkowym;
  • zwroty towarów na początku nowego roku zakupionych w zamykanym roku podatkowym - faktura korygująca wystawiona zostaje w nowym roku, jednakże jej ujęcie, jeżeli sprawozdanie jednostki nie zostało zatwierdzone, powinno nastąpić w roku, w którym zrealizowana została sprzedaż;
  • uzyskane rabaty, skonta, premie - za np. wielkość zakupów w danym roku - zasada jak powyżej;
  • udzielone rabaty, premie - za wolumen sprzedaży;
  • koszty podróży służbowych w ostatnich dniach starego roku - niezależnie od tego, kiedy zostanie uregulowana płatność, ujmuje się w księgach okresu, którego dotyczą;
  • energia, telefony, woda, gaz - na fakturach często wyodrębniona zaliczka za miesiąc następny, a rozliczenie za miesiąc bieżący - częściowe ujęcie w kosztach bieżącego roku, jak i roku zamykanego;
  • dostawy niefakturowane* - tzn. takie dostawy, które zostały zrealizowane, a jednostka nie posiada dokumentu zakupu;
  • towary w drodze* - tzn. jednostka dysponuje dokumentem, ale nie otrzymała jeszcze dostawy
(*zdarzenia takie ewidencjonowane są na koncie Rozliczenie zakupu z podziałem analitycznym na wskazane powyżej zdarzenia w celu dokładniejszej możliwości ich rozliczenia).

Zamykając księgi należy pamiętać o kierowaniu się zasadami, które wskazuje nam ustawa o rachunkowości - a przede wszystkim kompletnością danych, współmiernością przychodów i kosztów oraz zasadą memoriału. Odstąpienie od przestrzegania tych zasad może zaciemniać i zniekształcać obraz przygotowywanego sprawozdania finansowego.

2 komentarze:

  1. Prowadzenie samodzielnie księgowości w firmie to dość trudne zadanie. Dlatego warto skorzystać z doradztwa w tym zakresie lub zlecić prowadzenie księgowości doświadczonej firmie. Zdecydowanie mogę polecić: http://jezak.pl/en/services/ Profesjonalna i szybka obsługa oraz dostęp do darmowego oprogramowania.

    OdpowiedzUsuń
  2. Na całe szczęście ja mam dobre biuro rachunkowe, które się tymi rzeczami u mnie zajmuje. Osobiście na ten moment skupiam się w głównej mierze na archiwizowaniu dokumentacji. Czytałem także o tym we wpisie https://www.connecto.pl/archiwizacja-dokumentow-w-przedsiebiorstwie/ i ja uważam, że jest to coś ważnego.

    OdpowiedzUsuń