Samochód osobowy w działalności a ewidencja kosztów jego użytkowania

Jakie warunki musi spełniać auto, by koszty związane z jego eksploatacją mogły zostać wliczone do kosztów uzyskania przychodu i w jakiej wysokości koszty można rozliczać?

Samochód osobowy w firmie zawsze rodzi niepewność wśród podatników. Czy słusznie? Pewnie tak, bo urzędy bardzo skrupulatnie badają ten temat, bo bardzo łatwo popełnić błąd. Zacznijmy więc od tego, co zrobić, by uniknąć pomyłek. Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych możemy wyróżnić:

• auta użytkowane w jednostce, które nie stanowią jej środków trwałych
• auta użytkowane w jednostce, stanowiące jej środek trwały

 

Samochód osobowy niestanowiący środka trwałego a koszty uzyskania przychodu

Samochód osobowy wykorzystywany w działalności gospodarczej (np. będący własnością właściciela) a nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych tej jednostki ma pewne ograniczenia przy ustalaniu kosztów, które mogą stanowić koszty podatkowe. Ograniczeniem jest limit przejechanych w celach prowadzonej działalności kilometrów (faktyczny przebieg) przemnożony przez stawkę na 1km przebiegu określonej w odrębnych przepisach. W tym celu podatnik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu (zgodnie z art. 23 ust, 1 pkt. 46). Wszystkie koszty powyżej tego limitu nie stanowią kosztów uzyskania przychodu.

Samochód osobowy stanowiący środek trwały a koszty uzyskania przychodu

Inaczej sprawa ma się do kosztów związanych z samochodami osobowymi wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych. Zaliczając samochód do środków trwałych należy pamiętać, że musi spełniać przesłanki art. 22a UPDOF:

• przewidywany okres użytkowania dłuższy niż 1 rok
• wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzeniem działalności gospodarczej lub oddany w użytkowanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu
• kompletny i zdatny do użytkowania w momencie oddania do użytkowania
• nabyty lub wytworzony we własnym zakresie
• stanowić własność lub współwłasność podatnika

Wprowadzenie przez podatnika samochodu do ewidencji środków trwałych powoduje oddzielenie go od majątku osobistego właściciela i przeznaczenie na cele związane z działalnością gospodarczą.

Od samochodów takich dokonywane są odpisy amortyzacyjne (miesięczne, kwartalne, bądź roczne). Podatnik w związku z prawem do dokonywania odpisów, wprowadzeniem do ewidencji środków trwałych nie jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, co jest sporym ułatwieniem. Wszystkie koszty dotyczące takiego auta wliczane są do kosztów uzyskania przychodu.

Mamy jednak dwa wyjątki:

1. odpisy amortyzacyjne - limit dla wartości auta 20.000 EUR - art. 23 ust. 1 pkt. 4 - za koszty uzyskania przychodu nie uważa się: "odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego, dokonywanych według zasad określonych w art. 22a-22o, w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania". Oznacza to, że jeżeli wartość początkowa auta przekracza 20.000 EUR przeliczone po kursie z dnia przekazania tego auta do użytkowania, wielkość odpisu obliczona proporcjonalnie powyżej limitu nie stanowi kosztu uzyskania przychodu
2. koszty ubezpieczenia, w stosunku do których występuje limit 20.000 EUR - art. 23 ust. 1 pkt. 47 - za koszty uzyskania przychodu nie uważa się: "składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia". Oznacza to, że jeżeli wartość samochodu podana w celach ubezpieczeniowych przekraczała będzie próg 20.000 EUR przeliczony po kursie NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczeniowej, to proporcjonalnie koszty powyżej tego limitu należy wyłączyć z kosztów podatkowych.

Na uwagę zasługuje również art. 23 ust. 1 pkt. 48 mówiący o tym, że "strat powstałych w wyniku utraty lub likwidacji samochodów oraz kosztów ich remontów powypadkowych, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym" - nie stanowią kosztu uzyskania przychodu.

PODSUMOWANIE:

• UPDOF nie nakłada obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu do aut wprowadzonych do ewidencji środków trwałych;
• wszystkie koszty (poza wyjątkiem amortyzacji i ubezpieczenia - dla których jest limit 20.000EUR) stanowią koszty podatkowe;
• UPDOF nie wskazuje w jaki sposób i w jakiej formie należy udowodnić, że auto wprowadzone do ewidencji środków trwałych użytkowane jest wyłącznie do celów działalności gospodarczej;
• koszty związane z samochodami nie wprowadzonymi do ewidencji środków trwałych wymagają prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i rozliczenia ich w limicie tzw. "kilometrówki".