Zbliża się okres zamykania roku obrotowego w wielu firmach, a tym samym czas, kiedy do kontrahentów będziemy wysyłać potwierdzenia sald wzajemnych rozrachunków - czy trzeba na coś zwrócić tutaj uwagę, czy takie potwierdzenia sald mogą być nam użyteczne?
Potwierdzenia sald odbywają się poprzez wysyłane do kontrahentów zestawienie wzajemnych transakcji celem uzyskania potwierdzenia ich prawidłowości lub rozliczenia występujących różnic. Najczęściej to wierzyciel wysyła zestawienie wszystkich transakcji (w dwóch egzemplarzach - oryginał/kopia) generowane z konta rozrachunków ze wskazaniem tych, które nie zostały jeszcze uregulowane i powołując się na ustawę o rachunkowości, prosi o ich potwierdzenie. Kontrahent odsyła podpisane potwierdzenie z adnotacją, czy zestawienie jest zgodne ze stanem zobowiązań, jakie posiada wobec danej firmy w swoich księgach.
W tym miejscu należy zwrócić uwagę na bardzo istotny element, a mianowicie, żeby takie potwierdzenie miało dla nas "wartość", tzn. żebyśmy mogli je wykorzystać w późniejszych egzekwowaniu swojej należności, powinno ono zostać potwierdzone przez osobę upoważnioną do reprezentowania naszego kontrahenta. Podpisanie takie potwierdzenia przez księgową, lub kogokolwiek innego, kto nie posiada takiego upoważnienia, powoduje, że pełni ono jedynie formę informacyjną. Może więc warto zawrzeć klauzulę, że wymagany jest "podpis osoby upoważnionej do reprezentowania jednostki").
Dlaczego to jest istotne? Przede wszystkim dlatego, że prawidłowo (przez osobę upoważnioną do reprezentowania jednostki na zewnątrz) podpisany dokument przerywa bieg przedawnienia należności, co oznacza, że jednostka uznała nasze roszczenie (art. 123 § 1 pkt 2 K.C.) - ułatwia to potem spory w sądzie o takie wierzytelności. Podpisanie potwierdzenia sald przez księgową niekoniecznie musi dyskwalifikować dokument i może przerwać bieg przedawnienia - tylko nie ma pewności, czy sąd podzieli takie stanowisko, warto więc jednak wymagać od kontrahenta podpisania dokumentu przez właściwą osobę.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz